Wat moet er op een factuur staan? Complete checklist

Een factuur is niet zomaar een betaalverzoek; het is een officieel document voor de Belastingdienst. Als een factuur niet aan de wettelijke eisen voldoet, is deze technisch gezien niet rechtsgeldig. Dit heeft gevolgen voor zowel jou als je klant.

Waarom zijn deze regels er?

De Belastingdienst stelt deze eisen zodat zij (en jij) precies kunnen herleiden wie wat heeft geleverd, tegen welk tarief en hoeveel BTW er is berekend. Als je factuur onvolledig is, mag je klant de BTW niet als voorbelasting aftrekken. In het ergste geval kun jij een boete krijgen bij een controle.

De verplichte velden (standaard BTW-factuur)

Voor een standaard B2B-factuur in Nederland moet je de volgende gegevens verplicht vermelden:

Tips voor je factuurnummer

Je bent vrij om te kiezen hoe je nummert, zolang het maar een opeenvolgende reeks is. Spring niet van 1 naar 10 en weer terug naar 2.

Factuurdatum vs Leverdatum

De factuurdatum is de dag waarop je de factuur verstuurt. De leverdatum is de dag waarop de dienst daadwerkelijk is afgerond of de goederen zijn bezorgd. Als deze data ver uit elkaar liggen (bijvoorbeeld in verschillende maanden), is het verplicht om beide te vermelden.

Veelgemaakte fouten

Pas op voor de volgende valkuilen bij het opstellen van je factuur:

• Onvolledige klantnaam: Gebruik altijd de officiële bedrijfsnaam zoals die in het KVK-register staat, niet alleen een handelsnaam of afkorting.
• Geen BTW-bedrag in euro's: Factureer je in dollars of ponden? Het BTW-bedrag moet altijd ook in euro's op de factuur staan voor de Nederlandse belastingaangifte.
• Foutief BTW-nummer: Controleer bij nieuwe zakelijke klanten uit de EU altijd het BTW-nummer via de VIES-checker van de Europese Commissie.

Disclaimer: Dit artikel is informatief bedoeld. Raadpleeg bij twijfel altijd de officiële website van de Belastingdienst of je boekhouder.