Factuurnummering: regels, voorbeelden en startnummer

Een factuurnummer moet uniek zijn en in een opeenvolgende reeks lopen, zonder gaten en zonder hergebruik. Hoe je precies nummert mag je zelf kiezen — met jaartal, met maandaanduiding of gewoon doorlopend — zolang de volgorde maar kloppend en herleidbaar is.

De kernregel

De Belastingdienst eist dat elk factuurnummer maar één keer wordt gebruikt en dat de reeks opeenvolgend is. Dat betekent niet per se dat elk nummer precies één hoger moet zijn dan het vorige, maar er mag geen sprake zijn van willekeur: je mag niet van 12 naar 45 springen en daarna weer bij 13 verdergaan. Zodra een controleur de reeks niet meer kan volgen, is je administratie niet in orde.

Wanneer krijgt je factuur een nummer?

Een conceptfactuur krijgt pas een definitief factuurnummer wanneer je haar definitief maakt, downloadt of verstuurt. Een voorbeeldnummer in de builder is alleen een verwachting; het nummer wordt niet gereserveerd en kan nog veranderen. Controleer daarom vóór uitgifte of de inhoud klopt.

Opnieuw beginnen bij een nieuw jaar

Je mag ieder kalenderjaar opnieuw beginnen te nummeren, bijvoorbeeld van 2025-048 naar 2026-001. Dat is toegestaan zolang het duidelijk is dat het om een nieuwe reeks gaat, meestal door het jaartal in het nummer te verwerken. Begin je liever niet opnieuw, dan mag je ook gewoon doortellen over de jaargrens heen.

Formats voor je factuurnummer

Er zijn drie veelgebruikte manieren om te nummeren:

Doortellen na het wisselen van tool

Stap je over van een ander boekhoud- of factuurprogramma naar Stipfactuur? Dan zet je de reeks gewoon voort vanaf je laatst gebruikte nummer. Stond je laatste factuur op 2025-037, dan begin je in je nieuwe tool bij 2025-038 of, als je bij het nieuwe jaar wilt beginnen, bij 2026-001. Wat je niet doet, is opnieuw bij 001 beginnen terwijl er in hetzelfde jaar al hogere nummers zijn uitgegeven.

Een nummerfout herstellen

Heb je per ongeluk een nummer dubbel gebruikt of een gat laten vallen? Verander de factuur zelf niet meer met terugwerkende kracht. Documenteer wat er is misgegaan, bijvoorbeeld met een interne notitie, en zorg dat je vanaf nu weer een kloppende, opeenvolgende reeks aanhoudt. Bij een echte fout in een verstuurde factuur gebruik je een creditfactuur om te corrigeren.

Nummering voor offertes en creditnota's

Offertes hoeven niet in dezelfde reeks als facturen te lopen; een aparte reeks (bijvoorbeeld met een "O-" prefix) is prima en overzichtelijker. Creditnota's vallen wél onder dezelfde regels als facturen: ze krijgen hun eigen, nieuwe volgnummer uit je doorlopende factuurreeks en verwijzen naar het nummer van de oorspronkelijke factuur.

Bron: Ondernemersplein: facturen maken en versturen. Dit artikel is informatief bedoeld; raadpleeg bij twijfel de Belastingdienst of je boekhouder.