Factuur niet betaald? Dit stappenplan helpt je verder

Een onbetaalde factuur los je meestal het snelst op door rustig, in stappen, te escaleren: begin met controleren en persoonlijk contact, stuur daarna een herinnering en pas als laatste een formele aanmaning. Pas grote stappen zoals incasso pas toe als de eerdere stappen niets opleveren.

Stap 1: check je eigen factuur

Voordat je actie onderneemt, controleer je of de factuur zelf klopt en goed is aangekomen: het juiste e-mailadres, een correcte vervaldatum en een duidelijke omschrijving. Een "onbetaalde" factuur is soms gewoon niet ontvangen of onopgemerkt in de spam beland.

Stap 2: persoonlijk contact

Loopt de vervaldatum net voorbij, neem dan eerst laagdrempelig contact op: een korte, vriendelijke e-mail of telefoontje. Vaak is er een simpele reden (vergeten, verkeerd rekeningnummer, interne goedkeuring die langer duurt) en is de factuur binnen een paar dagen alsnog betaald.

Stap 3: betalingsherinnering

Helpt persoonlijk contact niet, stuur dan een schriftelijke betalingsherinnering met een nieuwe, korte betaaltermijn. Dit is nog geen formele aanmaning, maar een duidelijk, vriendelijk signaal dat de factuur openstaat. Zie betalingsherinnering sturen: timing en voorbeelden voor kant-en-klare voorbeeldteksten.

Stap 4: formele aanmaning

Reageert de klant ook niet op de herinnering, dan stuur je een formele aanmaning (ingebrekestelling). Hierin geef je een laatste, harde betaaltermijn (bijvoorbeeld 7 dagen) en vermeld je dat je bij het uitblijven van betaling incassokosten en wettelijke rente in rekening zult brengen.

Stap 5: rente, kosten of betalingsregeling

Na het verstrijken van de aanmaningstermijn mag je wettelijke (handels)rente berekenen over het openstaande bedrag, plus incassokosten volgens de wettelijke staffel. Soms is het praktischer om in overleg een betalingsregeling in termijnen af te spreken, vooral als je een goede zakelijke relatie wilt behouden.

Stap 6: extern hulp of incasso

Blijft betaling uit, dan kun je de vordering overdragen aan een incassobureau of, bij grotere bedragen, een gerechtelijke procedure starten. Dit is een stap die je bewust neemt: weeg de kosten en tijd die dit kost af tegen de hoogte van het openstaande bedrag.

Verschil tussen zakelijk en particulier

Bij zakelijke klanten ben je vrijer in het bepalen van je eigen stappen en termijnen. Bij particuliere klanten gelden striktere regels: zo moet je altijd eerst een aanmaning met een termijn van minimaal 14 dagen sturen voordat je incassokosten mag rekenen, en gelden er wettelijke maxima voor de hoogte van die kosten.

Bron: Ondernemersplein: stappenplan klant betaalt factuur niet. Dit artikel geeft algemene informatie en is geen juridisch advies; raadpleeg bij twijfel een jurist of incassospecialist.