Betalingsherinnering sturen: timing en voorbeelden

Stuur een betalingsherinnering zodra de vervaldatum van een factuur is verstreken zonder betaling, meestal enkele dagen tot een week erna. Houd de toon vriendelijk en zakelijk: een herinnering is nog geen formele aanmaning, maar een duidelijk signaal dat de factuur openstaat.

Wanneer stuur je de eerste herinnering

Een gangbaar moment is 3 tot 7 dagen na de vervaldatum. Wacht je te lang, dan loopt de factuur onnodig verder achter; stuur je te snel, dan kan het overkomen als wantrouwen richting een klant die simpelweg iets is vergeten. Bij vaste, betrouwbare klanten mag je gerust iets langer wachten dan bij een nieuwe klant.

Wat erin hoort

• Het factuurnummer en de oorspronkelijke factuurdatum.
• Het openstaande bedrag en de verstreken vervaldatum.
• Een nieuwe, korte betaaltermijn (bijvoorbeeld 7 dagen).
• Een kopie van de originele factuur als bijlage.
• Je contactgegevens voor eventuele vragen.

Voorbeeld: vriendelijke herinnering

Voorbeeld: formelere herinnering

Herinnering versus aanmaning

Een herinnering is een vriendelijk verzoek zonder juridisch gewicht. Een aanmaning (ingebrekestelling) is de formele, laatste stap vóór incassomaatregelen: hierin geef je een harde termijn en kondig je expliciet aan dat je bij het uitblijven van betaling incassokosten en rente in rekening brengt. Werkt de herinnering niet, ga dan door naar het volledige stappenplan bij een onbetaalde factuur.

Toon: zakelijk versus particulier

Bij zakelijke klanten mag de toon net iets directer en formeler, omdat het om een professionele relatie tussen twee ondernemingen gaat. Bij particuliere klanten is een vriendelijke, begripvolle toon in de eerste herinnering vaak effectiever — en bij consumenten gelden bovendien strengere wettelijke eisen voordat je naar een formele aanmaning en incassokosten mag doorschakelen.

Bron: Ondernemersplein: stappenplan klant betaalt factuur niet. Dit artikel is informatief bedoeld; raadpleeg bij twijfel een jurist of incassospecialist.