Wat betekent 'onzeker verzonden'?

Bij elke factuur- of offerte-e-mail houdt Stipfactuur bij wat er met de verzending is gebeurd. Meestal ziet dat er duidelijk uit: geaccepteerd, afgeleverd of mislukt. Soms lukt het niet om dat met zekerheid vast te stellen. In dat geval krijgt de verzending de status Onzeker in plaats van dat Stipfactuur zomaar de gunstigste uitkomst aanneemt.

De verzendstatussen op een rij

Je vindt deze statussen terug bij elke verzonden e-mail in het e-mailoverzicht:

• Wordt verstuurd: de e-mail staat in de wachtrij bij de mailprovider.
• Geaccepteerd: de mailprovider heeft de e-mail aangenomen. De aflevering bij de ontvanger is nog niet bevestigd.
• Afgeleverd: de mailprovider bevestigt dat de e-mail is afgeleverd bij de ontvangende mailserver.
• Mislukt: versturen is niet gelukt. Controleer de gegevens en probeer het opnieuw.
• Teruggekaatst: de ontvangende mailserver heeft de e-mail geweigerd, vaak door een onjuist e-mailadres.
• Onzeker: de mailprovider heeft de e-mail mogelijk aangenomen, maar Stipfactuur kon dat lokaal niet met zekerheid afronden.

Wat betekent 'onzeker'?

Het versturen van een factuur- of offerte-e-mail bestaat uit twee stappen: de e-mail wordt aangeboden aan de mailprovider, en Stipfactuur legt vast dat dit is gebeurd (inclusief het moment, de ontvanger en het gekoppelde document). Als die tweede stap door een technisch probleem niet volledig afrondt terwijl de eerste stap wél is gelukt, weet Stipfactuur niet zeker of de e-mail is verstuurd. In plaats van dit stilzwijgend als 'geaccepteerd' of 'mislukt' te registreren, krijgt de verzending bewust de status Onzeker. Zo wordt er nooit een verzending gevierd die misschien niet heeft plaatsgevonden, en ook nooit een echte verzending genegeerd.

Wat je nu het beste doet

1. Vraag het na bij je klant als het om een tijdgevoelig document gaat, bijvoorbeeld een offerte met een deadline. Dat is de snelste zekerheid.
2. Controleer de verzendgeschiedenis in het e-mailoverzicht over een paar minuten opnieuw. Een deel van de onzekere gevallen wordt later alsnog bevestigd zodra de provider of Stipfactuur de status inhaalt.
3. Stuur pas opnieuw als je twijfelt of de e-mail is aangekomen. Een nieuwe verzending overschrijft de onzekere status niet; beide verzendpogingen blijven zichtbaar in de historie van het document.

Geen dubbele verzending

Stipfactuur voorkomt dat een onzekere verzending per ongeluk twee keer bij je klant terechtkomt. Een herverzending krijgt een eigen verzendregel; de eerdere, onzekere poging wordt niet stilzwijgend verwijderd of overschreven. Zo blijft de volledige verzendgeschiedenis van een factuur of offerte controleerbaar, ook als er meerdere verzendpogingen zijn geweest.

Veelgestelde vragen

Betekent onzeker dat mijn factuur niet is uitgegeven?

Nee. De uitgifte van een factuur (het toekennen van een definitief nummer en een factuurdatum) staat los van het verzenden van de e-mail. Een onzekere verzending kan dus gaan om een factuur die al gewoon definitief is; alleen de e-mail zelf is niet met zekerheid vast te stellen.

Verandert de status van mijn factuur door een onzekere verzending?

Nee. Een onzekere verzending telt niet automatisch als 'verzonden' en verandert de betaalstatus niet. Zodra je zelf bevestigt dat de e-mail is aangekomen, of zodra een latere controle dit alsnog bevestigt, werkt Stipfactuur de status bij.

Wat als de status onzeker blijft staan?

Ga in dat geval uit van de meest voorzichtige aanname: controleer bij je klant of het document is aangekomen en verstuur het zo nodig opnieuw via dezelfde factuur of offerte.