Conceptfacturen en factuurnummers

Waarom deze wijziging?

Een factuurnummer en een uitgiftedatum horen bij een definitieve factuur. Daarom geeft Stipfactuur een nummer pas uit wanneer je een factuur daadwerkelijk downloadt, e-mailt, handmatig definitief maakt of via een terugkerende reeks laat versturen. Vanaf dat moment bewaren we precies dat document en kun je de inhoud niet meer aanpassen.

Zo blijft voor jou, je klant en je boekhouding duidelijk welk document definitief is, op welke datum het is uitgegeven en welk nummer daarbij hoort.

Wat er aan de hand was

In de oude werkwijze konden sommige conceptfacturen al een nummer krijgen voordat ze definitief waren uitgegeven. Tegelijk werd één status gebruikt voor verschillende dingen: of een document een concept was, of het was verstuurd en of het was betaald.

Daardoor was achteraf niet altijd met zekerheid te zien wat de bedoeling was. Een genummerd concept kon eruitzien als een officiële factuur, terwijl het misschien nooit naar de klant was gegaan. Andersom kon een oude status de indruk wekken dat een factuur betaald was, zonder dat er een betaling in het betaalregister stond.

Dat gaf risico's voor de administratie: rapportages over omzet, btw en openstaande bedragen konden een verkeerde indruk geven, nummers konden dubbel voorkomen en een document kon nog worden aangepast nadat het al was gedeeld. De gegevens zijn niet zomaar verwijderd; we brengen ze gecontroleerd over en laten jou alleen de gevallen bevestigen waar de oude informatie niet eenduidig genoeg is.

De nieuwe werkwijze

Stipfactuur houdt voortaan drie onderdelen uit elkaar:

• Documentstatus: een concept is bewerkbaar, een uitgegeven factuur is definitief en een gearchiveerd document blijft bewaard maar telt niet mee.
• Betaalstatus: openstaand, deels betaald of betaald. Deze status wordt berekend uit geregistreerde betalingen.
• Activiteit: downloaden en verzenden zijn gebeurtenissen in de historie, geen documentstatus.

Een concept heeft dus geen definitief nummer. Zodra je het voor het eerst uitgeeft, leggen we de uitgiftedatum, het nummer, de inhoud en de PDF vast. Downloaden of opnieuw verzenden gebruikt daarna exact hetzelfde document.

Waar staat je factuur na de migratie?

Voorheen betekende concept, verzonden of betaald tegelijk iets over het document én over de betaling. Na de migratie zijn die onderdelen gescheiden. Daarom kan een factuur op een andere plek staan dan je op basis van de oude status verwacht. Dit is het volledige overzicht:

De tab Terugkerend is een aparte workflow voor factuurreeksen en is geen bestemming van oude losse facturen. Gearchiveerde documenten blijven zichtbaar en downloadbaar; ze worden alleen niet meegenomen in omzet, btw of openstaande posten.

Oude conceptfacturen

Concepten die vóór deze wijziging al een nummer hadden, staan in het archief ter controle. Ze zijn niet verwijderd, hun nummer blijft permanent gereserveerd en ze blijven als document beschikbaar. Zolang je niets bevestigt, tellen ze niet mee in omzet, btw of openstaande posten en kun je ze niet naar een klant sturen of inhoudelijk wijzigen.

Nummerloze oude concepten blijven gewone concepten. Die kun je blijven bewerken of verwijderen volgens de normale regels.

Welke keuze past bij jou?

Dit was een definitieve factuur

Kies dit als je zeker weet dat dit nummer al bij een definitieve, uitgegeven factuur hoorde en je het nummer in je boekhouding wilt blijven gebruiken. In de volgende stap kies je of de factuur nooit is verstrekt en nooit betaald, al wel is verstrekt maar nog openstaat, of al betaald is. Het bestaande nummer, de factuurdatum, de PDF en de historie blijven behouden; de factuur gaat daarna meetellen in je administratie. De inhoud kan vervolgens niet meer worden bewerkt.

Als nieuw concept maken

Kies dit als het document nog niet definitief was en je het eerst wilt aanpassen. Stipfactuur maakt een nieuw, nummerloos en bewerkbaar concept. Je kunt de klant, regels, bedragen en datum aanpassen. Pas wanneer je dit nieuwe concept uitgeeft, krijgt het een nieuw nummer. Het oude genummerde document blijft gearchiveerd en het oude nummer wordt nooit opnieuw gebruikt.

Archiveren en niet gebruiken

Kies dit als je het document wilt bewaren voor je eigen administratie, maar het niet als factuur in je boekhouding wilt opnemen. Het document blijft leesbaar en downloadbaar in het archief, het nummer blijft gereserveerd en je kunt het later nog terughalen. Het telt niet mee in omzet, btw of openstaande posten en kan niet worden bewerkt, verzonden of betaald.

Weet je het nog niet? Kies dan nog niets en sluit de melding met Later. Het document blijft dan in de controlelijst staan totdat je één van deze drie keuzes maakt.

Het document was al verstrekt of betaald

Kies dan in de controlelijst eerst Dit was een definitieve factuur. In de volgende stap kies je Verstrekt, nog niet betaald of Al betaald. Bij een betaalde factuur registreer je het aantoonbare bedrag, de betaaldatum en de betaalmethode. Zo ontstaat een echte betalingsregel en wordt de factuur automatisch betaald of deels betaald. Een oude tekst of status maakt nooit zelf een fictieve betaling aan.

In drie stappen geregeld

1. Open de controlelijst. Ga naar Facturen en open de melding bij Actie nodig. Daar zie je alleen de oude genummerde concepten die nog niet zijn beoordeeld.
2. Controleer wat er echt is gebeurd. Hoorde het nummer bij een definitieve factuur? Kies Dit was een definitieve factuur en geef daarna de verzend-/betaalsituatie aan. Was het nog werk in uitvoering? KiesDit was nog een concept. Hoort het niet in je boekhouding? KiesArchiveren en niet gebruiken.
3. Bevestig en controleer je overzicht. Iedere keuze wordt vastgelegd in de activiteitenhistorie. Uitgegeven documenten verschijnen bij Uitgegeven, kopieën bij Concepten en bewaarde documenten bij Archief. Een betaling verschijnt pas als betaald nadat je de betalingsregel hebt geregistreerd.

Veelgestelde vragen

Ben ik mijn conceptfacturen kwijt?

Nee. Genummerde oude concepten zijn bewaard in het archief. Verwijderde genummerde documenten worden eveneens veiliggesteld zodat een opschoonactie ze niet definitief kan verwijderen.

Waarom krijgt een oud concept geen nieuw nummer?

Een nummer dat ooit zichtbaar is geweest, mag niet opnieuw aan een ander document worden gegeven. Daarom blijft het nummer gereserveerd, ook als je het oorspronkelijke document in het archief laat staan.

Kan ik een uitgegeven factuur nog aanpassen?

Nee. Dat beschermt de inhoud van het document dat je hebt uitgegeven. Wil je iets corrigeren, maak dan een creditfactuur of kopieer het document als nieuw concept, afhankelijk van wat er administratief nodig is.

Telt een gearchiveerd document mee in mijn omzet?

Nee. Zolang een document nog op controle wacht of bewust gearchiveerd is, blijft het wel bewaard en downloadbaar, maar wordt het uitgesloten van omzet, btw en openstaande posten.

Waarom staat een oude betaalde factuur soms als openstaand?

De oude status paid was niet altijd gekoppeld aan een betalingsregel. Om geen betaling te verzinnen, zet Stipfactuur zo'n factuur bij Uitgegeven → Openstaand met een waarschuwing. Controleer je bank- of Mollie-administratie en registreer daarna het echte bedrag, de datum en de methode. De factuur wordt dan automatisch bijgewerkt.