Hoe houdt Stipfactuur betalingen bij?

Stipfactuur houdt betalingen bij als losse, controleerbare regels bij de factuur. Zo blijft zichtbaar wanneer een bedrag is ontvangen, via welke methode en of een betaling later is teruggedraaid.

Hoe betaalstatus werkt

Alleen actieve betalingen tellen mee. De betaalstatus wordt na iedere registratie opnieuw berekend uit het totaal van die regels:

• Openstaand: er is geen actieve betaling geregistreerd.
• Deels betaald: er is al een deel ontvangen, maar nog niet het volledige factuurbedrag.
• Betaald: het ontvangen bedrag is gelijk aan of hoger dan het factuurbedrag.
• Geen betaling nodig: een gewone factuur heeft na correcties niets meer te ontvangen.
• Gecrediteerd: een creditnota neemt het volledige verschuldigde bedrag weg. Een latere betaling blijft zichtbaar als klanttegoed.

Een oude tekst of status maakt geen betaling aan. Bij oude facturen zonder betalingsregel blijft het bedrag daarom openstaan totdat je de ontvangst controleert en registreert.

Deelbetaling en overbetaling

Je kunt een deelbetaling registreren met het ontvangen bedrag en de echte betaaldatum. Het resterende bedrag blijft daarna zichtbaar als openstaand. Een volgende betaling gebruikt dezelfde factuur en telt op bij het actieve totaal.

Ontvang je meer dan het factuurbedrag, dan blijft de volledige betaling bewaard. Het openstaande bedrag wordt nul en het overschot verschijnt als klanttegoed. Stipfactuur trekt dit overschot niet stil af en maakt de factuur niet opnieuw open.

Een betaling corrigeren

Een foutieve handmatige betaling verwijder je niet. Kies de correctieactie en geef een reden op. De oorspronkelijke regel blijft in de historie staan met het moment van terugdraaien; daarna rekent Stipfactuur de betaalstatus en het openstaande bedrag opnieuw uit.

Een betaling via Mollie of een andere provider kun je niet vanuit deze pagina terugdraaien. Regel een eventuele terugbetaling in het providersysteem; de ontvangsthistorie in Stipfactuur blijft daarbij controleerbaar.

Handmatig en automatisch

Handmatige registraties zijn herkenbaar als handmatige bron. Betalingen van Mollie of een toekomstige bankkoppeling bewaren hun eigen bron en providerreferentie. Een onbevestigde bankwaarneming geldt niet automatisch als ontvangen geld en mag pas na bevestiging in het actieve totaal komen.