Administratie en bewaarplicht: 7 jaar en meer

Een goede administratie is het fundament van je bedrijf. Niet alleen voor je eigen overzicht, maar ook omdat de Belastingdienst strikte eisen stelt aan het bewaren van je gegevens. In dit artikel lees je wat je moet bewaren en hoe lang.

De wettelijke bewaarplicht van 7 jaar

In Nederland ben je verplicht om je administratie minimaal 7 jaar te bewaren. Dit geldt voor alle basisgegevens van je onderneming. Voor onroerende zaken (zoals een bedrijfspand) geldt zelfs een bewaartermijn van 10 jaar.

Wat moet je precies bewaren?

Niet alleen je facturen vallen onder de bewaarplicht. Denk ook aan:

• Alle verkoopfacturen (jouw omzet).
• Alle inkoopfacturen en bonnetjes (jouw kosten).
• Bankafschriften en betalingsbewijzen.
• Overeenkomsten, contracten en offertes.
• Douanedocumenten en vrachtbrieven bij internationale handel.

Digitaal factureren en archiveren

Tegenwoordig is een digitale administratie de norm. Digitale facturen (zoals PDF's) hebben dezelfde juridische status als papieren facturen.

Er gelden wel twee belangrijke regels voor digitale archivering:

1. Authenticiteit: Je moet kunnen aantonen dat de factuur echt van de leverancier komt.
2. Integriteit: De inhoud van de factuur mag niet zijn gewijzigd na verzending.

Factureren in vreemde valuta

Je mag factureren in elke valuta die je wilt (bijvoorbeeld USD of GBP). Echter, voor je Nederlandse boekhouding moet het BTW-bedrag altijd in euro's op de factuur staan.

Gebruik hiervoor de wisselkoers van de Europese Centrale Bank (ECB) op de dag van de factuurdatum.

Wist je dat Stipfactuur.nl je facturen veilig opslaat in je persoonlijke dashboard, zodat je altijd aan de bewaarplicht voldoet zonder dat je zelf mappen hoeft bij te houden?