Voorschotfactuur maken en correct verrekenen

Een voorschotfactuur (of aanbetalingsfactuur) vraagt een deel van het totaalbedrag vooraf, voordat het werk is afgerond. Dat kan een vast bedrag zijn of een percentage van de offerte. Op de eindfactuur trek je het al betaalde voorschot vervolgens weer af.

Wat is een voorschotfactuur

Bij grotere opdrachten of projecten met aanzienlijke voorinvesteringen (materiaal, uren vooraf) is het gebruikelijk om een deel van het bedrag vooraf te vragen. Dit beperkt je risico als de klant halverwege afhaakt, en geeft de klant zekerheid dat het werk na betaling start. Een voorschotfactuur is een normale, volwaardige factuur — geen offerte.

Percentage of vast bedrag

Je kunt kiezen voor een vast percentage van de offerte (bijvoorbeeld 25% of 30% bij aanvang), of voor een vast bedrag dat de directe kosten dekt, zoals materiaal dat je zelf al moet inkopen. Leg de afspraak duidelijk vast in je offerte of opdrachtbevestiging, zodat er geen discussie ontstaat over de hoogte van het voorschot.

Wat er verplicht op moet staan

• Een eigen, opeenvolgend factuurnummer en factuurdatum.
• Een duidelijke omschrijving, bijvoorbeeld "Aanbetaling 30% - project [naam]".
• Het btw-tarief en btw-bedrag over het voorschotbedrag zelf.
• Een verwijzing naar de offerte of het totale projectbedrag.

Voorbeeld: 30% aanbetaling

Een project van € 5.000,00 excl. btw, met 30% aanbetaling vooraf:

• Totale projectwaarde: € 5.000,00 excl. btw
• Voorschot (30%): € 1.500,00 excl. btw
• Btw over voorschot (21%): € 315,00
• Te betalen op voorschotfactuur: € 1.815,00

Verrekenen op de eindfactuur

Bij afronding van het project stuur je de eindfactuur voor het volledige bedrag, met daarop een aparte regel die het al betaalde voorschot in mindering brengt.

• Totaal project: € 5.000,00 excl. btw
• Af: reeds betaald voorschot (factuur 2026-004): -€ 1.500,00
• Resterend subtotaal: € 3.500,00
• Btw (21%): € 735,00
• Te betalen: € 4.235,00

Wat er gebeurt bij annulering

Gaat het project niet door nadat het voorschot al is betaald? Dan hangt het van je afspraken (annuleringsvoorwaarden) af of het voorschot geheel, gedeeltelijk of niet wordt terugbetaald. Betaal je het terug, dan verwerk je dit met een creditfactuur op de voorschotfactuur.

Bron: Ondernemersplein: facturen maken en versturen. Dit artikel is informatief bedoeld; raadpleeg bij twijfel de Belastingdienst of je boekhouder.