Deelfactuur maken: factureren per fase of termijn

Een deelfactuur (termijnfactuur) factureert een project in delen naarmate het werk vordert, in plaats van in één keer vooraf of achteraf. Elke fase krijgt zijn eigen factuur met een deel van het totaalbedrag, zodat je cashflow gelijke tred houdt met de voortgang.

Verschil met een voorschotfactuur

Een voorschotfactuur vraagt een bedrag vóórdat er werk is verricht. Een deelfactuur factureert werk dat al ís uitgevoerd, per afgeronde fase of termijn. Bij langlopende projecten worden beide vaak gecombineerd: een aanbetaling bij de start, gevolgd door deelfacturen per opgeleverde fase.

Een project opdelen in fases

Splits het project in logische, afgeronde fases of mijlpalen, bijvoorbeeld ontwerp, bouw en oplevering. Leg per fase vooraf een bedrag of percentage van de totale offerte vast, zodat er bij facturatie geen discussie ontstaat over de hoogte van elke termijn.

Wat er op elke deelfactuur moet staan

• Een eigen, opeenvolgend factuurnummer en factuurdatum.
• Een duidelijke omschrijving van de fase, bijvoorbeeld "Termijn 2 van 3 — bouwfase".
• Het bedrag van deze termijn, met btw apart berekend.
• Bij voorkeur een verwijzing naar de offerte en het totale projectbedrag.

Voorbeeld: project in 3 fases

Een verbouwproject van € 12.000,00 excl. btw, verdeeld in drie gelijke termijnen:

Elke termijnfactuur krijgt btw (21%) van € 840,00, dus € 4.840,00 per termijn.

Overzicht houden

Houd een eenvoudig overzicht bij van het totale projectbedrag, wat al is gefactureerd en wat nog resteert. Bij drie of meer termijnen is dit belangrijk om te voorkomen dat je per ongeluk te veel of te weinig factureert ten opzichte van de offerte.

De eindafrekening

Zodra alle termijnen zijn gefactureerd en het project is afgerond, is er geen aparte eindfactuur meer nodig als de bedragen precies optellen tot het offertebedrag. Blijkt er meerwerk of juist minderwerk te zijn geweest, dan verwerk je dat in een laatste factuur of, bij te veel gefactureerd werk, met een creditfactuur.

Bron: Ondernemersplein: facturen maken en versturen. Dit artikel is informatief bedoeld; raadpleeg bij twijfel de Belastingdienst of je boekhouder.