Eerste factuur maken als zzp'er: stap voor stap

Je eerste factuur als zzp'er moet aan dezelfde regels voldoen als die van een groot bedrijf: een uniek factuurnummer, je btw-id, een duidelijke omschrijving en het juiste btw-tarief. Regel eerst je KvK-inschrijving en btw-nummer, kies daarna een startnummer en vul de rest in. Onderstaand loop je stap voor stap door je eerste factuur heen.

Wat je vooraf regelt

Voordat je je eerste factuur verstuurt, heb je een aantal dingen nodig. Zonder deze gegevens is je factuur niet rechtsgeldig:

• Een inschrijving bij de KvK, met je KvK-nummer.
• Een btw-identificatienummer van de Belastingdienst (dit komt automatisch na je KvK-inschrijving).
• Weten of je wel of niet meedoet aan de kleineondernemersregeling (KOR).
• Een vaststaand factuursjabloon of factuurtool, zodat je niet iedere keer opnieuw begint.

Je eerste factuurnummer kiezen

Een factuurnummer moet uniek en opeenvolgend zijn. Voor je allereerste factuur kies je een startpunt dat je makkelijk kunt volhouden, bijvoorbeeld 2026-001 of gewoon 1. Zolang je daarna netjes doortelt (2, 3, 4, ...) zonder nummers over te slaan of te hergebruiken, voldoe je aan de eis.

Klantgegevens en werk invullen

Naast je eigen bedrijfsgegevens (naam, adres, KvK-nummer, btw-id) heb je van je klant de volledige officiële naam en het adres nodig. Bij een zakelijke klant vermeld je ook het btw-nummer. Beschrijf het geleverde werk concreet: "10 uur webdesign, maart 2026" werkt beter dan "werkzaamheden", ook voor je eigen administratie.

Het juiste btw-tarief berekenen

De meeste diensten vallen onder het standaardtarief van 21%. Reken dit over het bedrag exclusief btw en vermeld beide bedragen apart op de factuur.

Voorbeeld: je factureert 8 uur advieswerk à € 50 per uur.

• Subtotaal: 8 × € 50 = € 400,00
• Btw (21%): € 84,00
• Totaalbedrag: € 484,00

Doe je mee aan de KOR? Dan zet je geen btw op de factuur en vermeld je in plaats daarvan de wettelijk verplichte tekst daarover. Lees meer in het artikel over de KOR.

Een betalingstermijn kiezen

Zonder afspraak geldt wettelijk een betalingstermijn van 30 dagen. Veel zzp'ers kiezen bewust voor 14 dagen om sneller betaald te krijgen. Zet de termijn duidelijk op de factuur, bijvoorbeeld als vervaldatum ("te betalen vóór 20 maart 2026").

Controleren, versturen en bewaren

Controleer voor het versturen of het factuurnummer klopt, alle bedragen optellen en je klantgegevens correct zijn. Verstuur de factuur als PDF, bij voorkeur per e-mail, en bewaar zelf een kopie. Als zzp'er ben je verplicht je facturen minimaal 7 jaar te bewaren.

Veelgemaakte fouten

• Geen factuurnummer of een niet-opeenvolgend nummer: begin bij een vast startpunt en tel consequent door.
• Btw-tarief vergeten of verkeerd toegepast: check per opdracht welk tarief van toepassing is, meestal 21%.
• Geen kopie bewaard: bewaar elke verstuurde factuur, ook als de klant hem kwijtraakt.

Bronnen: KVK: een factuur maken in 4 stappen en Ondernemersplein: facturen maken en versturen. Dit artikel is informatief bedoeld; raadpleeg bij twijfel de Belastingdienst of je boekhouder.